Short Description
Electronic Lab Notebook zur Verwaltung von Experimenten und Zusammenarbeit im Team.
Research Services
Verwaltung von Experimenten im Electronic Lab Notebook "eLabFTW".
Methods & Expertise for Research Infrastructure
Die Infrastruktur basiert auf der freien und Open Source Lösung des elektronischen Laborbuchs elabFTW, die an der Universität Innsbruck von der "Servicestelle für Forschungsdatenmanagement" betreut und zur Verfügung gestellt wird. Das Team der Servicestelle unterstützt alle Forschenden der Universität Innsbruck bei der Implementierung von eLabFTW in den spezifischen Forschungsprozessen.
Nutzungsbedingungen
Das elektronisches Laborbuch (eLabFTW) unterliegt folgenden Nutzungsbedingungen, welchen Sie mit der Nutzung ausdrücklich zustimmen (im Folgenden nur eLabFTW genannt):
I. Allgemeines
Der*die Nutzer*in versichert, dass er/sie InhaberIn der Verwertungsrechte der von ihm/ihr hochgeladenen Medienobjekte ist und dazu berechtigt ist, das betreffende Medienobjekt hochzuladen und die Nutzungsrechte einzuräumen. Der*die Nutzer*in ist ausschließlich für die Inhalte, die er*sie auf eLabFTW hochlädt, verantwortlich und hält die Universität Innsbruck im Zusammenhang mit der Nutzung des Dienstes schad- und klaglos.
II. Personenbezogene Daten
Der*die Nutzer*in muss sicherstellen, dass seine*ihre Inhalte mit geltenden Gesetzen übereinstimmen, einschließlich, aber nicht beschränkt auf, Privatsphäre, Datenschutz und geistige Eigentumsrechte. Darüber hinaus gilt, dass Daten, bei denen es sich um personenbezogene Daten besonderer Datenkategorien (sensible Daten) handelt, entweder in angemessenem Umfang pseudonymisiert oder vollständig zustimmungsfrei gemacht werden.
III. Rechtsgrundlage der Daten
Die Daten werden auf einer oder mehrere der folgenden Rechtsgrundlagen verarbeitet:
a) Einwilligung: Die betroffene Person hat ihre Einwilligung zu der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten für einen oder mehrere bestimmte Zwecke gegeben (Art 6 Abs. 1 lit a DSGVO).
b) Vertrag: Die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen (Art 6 Abs. 1 lit b DSGVO).
c) Öffentliches Interesse: Die Verarbeitung ist für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde (Art 6 Abs. 1 lit e DSGVO).
d) Berechtigtes Interesse: Die Verarbeitung ist zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen, insbesondere dann, wenn es sich bei der betroffenen Person um ein Kind handelt (Art 6 Abs. 1 lit f DSGVO).
IV. Weiterverarbeitung personenbezogener Daten
Werden personenbezogene Daten nach Erreichen des Zwecks, für den sie verarbeitet wurden, weiterverarbeitet, müssen die betroffenen natürlichen Personen über diese Weiterverarbeitung ihrer Daten informiert werden, sofern die Weiterverarbeitung nicht von der Rechtsgrundlage des ursprünglichen Verarbeitungszwecks umfasst ist. Eine Weiterverarbeitung für im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke, für wissenschaftliche oder historische Forschungszwecke oder für statistische Zwecke gilt gemäß Art 5 Abs. 1 lit. b iVm 89 Abs. 1 DSGVO nicht als unvereinbar mit den ursprünglichen Zwecken („Zweckbindung“).
V. Nutzung von Inhalten
Der Zugang zu eLabFTW und allen Inhalten wird auf einer Ist-Basis bereitgestellt. Die Nutzer*innen der Inhalte müssen die geltenden Lizenzbedingungen einhalten. Das Herunterladen und die Nutzung von Inhalten von eLabFTW überträgt keine geistigen Eigentumsrechte an den Inhalten an den*die Nutzer*in.
VI. Änderungen, Löschungen und Einschränkungen
Die Universität Innsbruck behält sich das Recht vor, ohne vorherige Mitteilung, nach eigenem Ermessen und ohne Haftung, (i) zu ändern, zu löschen oder den Zugang zu Inhalten zu sperren, die sie als unangemessen oder unzureichend geschützt erachtet und (ii) den Zugang von Benutzer*innen einzuschränken oder zu entfernen, wenn sie der Ansicht ist, dass die Nutzung von eLabFTW ihren Betrieb stört oder gegen diese Nutzungsbedingungen oder geltende Gesetze verstößt.
VII. Aufgaben von „Team Leads“ bzw. „Team Admins“
Nur die Forschenden selbst haben Einblicke in die Organisation ihres Teams und können beurteilen, welche Einstellungen und Rahmenbedingungen in eLabFTW am besten für ihre Forschungsvorhaben geeignet sind. Aus diesem Grund müssen mindestens ein, vorzugsweise zwei Forschende pro Team die Rolle von „Team Leads“ und die damit einhergehenden Verantwortung übernehmen. Diese Aufgaben beinhalten:
i. Die regelmäßige Überprüfung der Zusammensetzung des Teams und die damit verbundene Feststellung, ob weitere Forschende Zugriff benötigen oder ob Teammitgliedschaften beendet werden sollten.
ii. Die Aufnahme neuer Teammitglieder und ggf. deren Einschulung in eLabFTW, in teamspezifische Abläufe sowie in die Vergabe von Lese- und Schreibrechten.
iii. Die Anpassung sämtlicher Einstellungen auf Team-Ebene, insbesondere der Lese- und Schreibrechte.
iv. Die Übernahme der Verantwortung für den Deboarding-Prozess von Teammitgliedern. Diese beinhaltet:
a. Die Sicherstellung, dass die Lese- und Schreibrechte von allen digitalen Dokumenten oder deren „ownership“ so gesetzt sind, dass relevante Materialien auch nach dem Ausscheiden eines Teammitglieds dem Team zur Verfügung stehen.
b. Die Überprüfung ob das Teammitglied Mitglied eines weiteren Teams ist. Wenn nicht, kann das Teammitglied nach der abgeschlossenen Übertragung aller digitalen Dokumente bzw. der Sicherstellung der Lese- und Schreibrechte „archiviert“ werden. Wenn ja, treten die Team Leads mit den Team Leads des anderen Teams in Kontakt und vereinbaren, ob und wann das Teammitglied archiviert werden kann. (Eine Archivierung eines Users/einer Userin wirkt sich auf die gesamte Instanz aus.)
v. Verlässt ein Team-Lead ein Team, muss sie/er rechtzeitig sicherstellen, dass eine andere Person die Aufgaben des Team Leads übernimmt und ggf. eine Übergabe der teamspezifischen Dokumentation und Einstellungen veranlassen. Darüber hinaus muss das Support Team über den Rollenwechsel informiert werden.
Team Leads können diese Aufgaben entweder direkt als Team Admins durchführen oder indirekt, indem sie Rücksprache mit dem Support Team halten.
Alle User:innen mit einer Team Admin Rolle in eLabFTW erklären sich bereit, die oben aufgelisteten Aufgaben für ihr Team zu übernehmen. Falls Team Leads nicht die Team Admin Rolle in eLabFTW annehmen möchten oder ihnen diese Rechte nicht gegeben werden können (z.B. auf Grund von Änderungen im Rollenmanagement in eLabFTW), müssen Team Leads trotzdem die oben aufgelisteten Verantwortungen schriftlich übernehmen. Teams, die sich innerhalb von zwei Wochen nicht auf Team Leads einigen können, werden aufgelöst.
Die Universität Innsbruck behält sich das Recht vor, Team Admin Rollen in eLabFTW auf Anfrage zu vergeben oder zurückzuziehen, wenn sie der Ansicht ist, dass die Nutzung von eLabFTW ihren Betrieb stört oder gegen diese Nutzungsbedingungen oder geltende Gesetze verstößt.
VIII. Änderung der Nutzungsbedingungen
Die Universität Innsbruck hält sich das Recht vor, die Nutzungsbedingungen jederzeit und ohne Ankündigung zu ändern, außer durch Veröffentlichung auf der Homepage.
1 „personenbezogene Daten“ gemäß Art 4 Z 1 DSGVO: alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen; als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind, identifiziert werden kann.
2 „Besondere Kategorien von personenbezogenen Daten“ gem Art 9 DSGVO sind Daten, aus denen die rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, sowie zählen darunter die Verarbeitung von genetischen Daten, biometrischen Daten zur eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person, Gesundheitsdaten oder Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung einer natürlichen Person.
3 „Pseudonymisierung“ gemäß Art 4 Z 5 DSGVO: die Verarbeitung personenbezogener Daten in einer Weise, dass diese Daten ohne Hinzuziehung zusätzlicher Informationen nicht mehr einer spezifischen betroffenen Person zugeordnet werden können, sofern diese zusätzlichen Informationen gesondert aufbewahrt werden und technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen, die gewährleisten, dass die personenbezogenen Daten nicht einer identifizierten oder identifizierbaren natürlichen Person zugewiesen werden.
------
Terms of use
The electronic laboratory notebook (eLabFTW) is subject to the following terms of use, which you expressly agree to by using it (hereinafter referred to as elabFTW):
I. General
The user assures that he/she is the owner of the exploitation rights of the media objects uploaded by him/her and is entitled to upload the respective media object and to grant the rights of use. The user is solely responsible for the content he/she uploads to eLabFTW and indemnifies and holds harmless Universität Innsbruck in connection with the use of the service.
II. Personal data
The user must ensure that his/her content complies with applicable laws, including but not limited to privacy, data protection and intellectual property rights. In addition, data that is personal data special categories of data (sensitive data) is either pseudonymised to an appropriate extent or made completely consent-free.
III. Legal basis of the data
The data are processed on one or more of the following legal bases:
a) Consent: The data subject has given his/her consent to the processing of personal data concerning him/her for one or more specific purposes (Art 6 Abs. 1 lit a DSGVO).
b) Contract: Processing is necessary for the performance of a contract to which the data subject is a party or for the implementation of pre-contractual measures taken at the request of the data subject (Art 6 Abs. 1 lit b DSGVO).
c) Public interest: Processing is necessary for the performance of a task carried out in the public interest or in the exercise of official authority vested in the controller (Art 6 Abs. 1 lit e DSGVO).
d) Legitimate interest: Processing is necessary to protect the legitimate interests of the controller or a third party, unless such interests are overridden by the interests or fundamental rights and freedoms of the data subject which require the protection of personal data, in particular where the data subject is a child (Art 6 Abs. 1 lit f DSGVO).
IV. Further processing of personal data
If personal data are further processed after the purpose for which they were processed has been achieved, the natural persons concerned must be informed about this further processing of their data, unless the further processing is covered by the legal basis of the original processing purpose. Further processing for archiving purposes in the public interest, for scientific or historical research purposes or for statistical purposes is valid according to Art 5 Abs. 1 lit. b iVm 89 Abs. 1 DSGVO and not as incompatible with the original purposes ("purpose limitation ").
V. Use of content
Access to the eLabFTW and all content is provided on an as-is basis. Users of the content must comply with the applicable licence conditions. Downloading and using content from eLabFTW does not transfer any intellectual property rights to the content to the user.
VI. Changes, deletions and restrictions
The Universität Innsbruck reserves the right, without prior notice, at its sole discretion and without liability, to (i) modify, delete or disable access to any content that it deems inappropriate or inadequately protected and (ii) restrict or remove access by users if it believes that the use of eLabFTW interferes with its operation or violates these Terms of Use or applicable laws.
VII. Tasks of "Team Leads" and "Team Admins"
Only researchers have insights into the organization of their team and can assess which settings and organizational structure in eLabFTW are best suited for their research projects. For this reason, at least one but preferably two researchers per team have to take on the role of "team leads" and the associated responsibilities. These tasks include:
i. Regularly reviewing the membership of all team members and determining whether additional researchers need access or whether team members can be deboarded.
ii. Managing the onboarding of new team members and, if necessary, ensuring their training in eLabFTW, in team-specific processes and in the assignment of read and write permissions.
iii. Adjusting all settings at team level, in particular read and write permissions.
iv. Taking responsibility for the deboarding process of team members. This includes:
a. Ensuring that the read and write permissions of all digital documents or their ownership are set in a way that guarantees that relevant material is available to the team even after the deboarding of a team member is completed.
b. Checking whether the team member is a member of another team. If not, the team lead can “archive” the team member after she/he has ensured the access conditions to all digital documents. If the departing team member is a member of another team, the team lead contacts the team lead of the other team and discusses whether and when the team member can be archived. (Archiving a user has an effect on the entire instance).
v. If a team lead leaves a team, he/she must ensure that another person takes on the responsibilities of the team lead and, if necessary, arrange for the transfer of the team-specific documentation and settings. Also, the support staff has to be notified of change in roles.
Team leads can perform these tasks either directly as team admins or indirectly by requesting the assistance of the support team.
All users with a team admin role in eLabFTW agree to take on the tasks listed above for their team. If team leads do not want to take on a team admin role in eLabFTW or cannot be granted a team admin role (e.g. because of changes in the role management in eLabFTW), team leads need to agree to nevertheless take on the responsibilities listed above in written form. Teams who cannot agree on a team lead within two weeks will be dissolved.
The University of Innsbruck has the authority over granting team admin roles in eLabFTW on request by team leads and revoking them it believes that the use of eLabFTW interferes with its operation or violates these Terms of Use or applicable laws.
VIII. Amendment of the terms of use
The Universität Innsbruck reserves the right to change the terms of use at any time and without notice, except by publication on the homepage.
1 "Personal data" as defined in Art 4 Z 1 DSGVO means any information relating to an identified or identifiable natural person; an identifiable natural person is one who can be identified, directly or indirectly, in particular by reference to an identifier such as a name, an identification number, location data, an online identifier or to one or more factors specific to the physical, physiological, genetic, mental, economic, cultural or social identity of that natural person.
2 "Special categories of personal data" according to Art 9 DSGVO are data revealing racial or ethnic origin, political opinions, religious or philosophical beliefs or trade union membership, as well as the processing of genetic data, biometric data uniquely identifying a natural person, health data or data concerning a natural person's sex life or sexual orientation.
3 "Pseudonymisation" pursuant to Art 4 Z 5 DSGVO: the processing of personal data in such a way that such data can no longer be attributed to a specific data subject without the use of additional information, provided that such additional information is kept separately and is subject to technical and organisational measures which ensure that the personal data cannot be attributed to an identified or identifiable natural person.
In the event of discrepancies between the English and German version of the respective terms of use, the German version prevails.
Das elektronisches Laborbuch (eLabFTW) unterliegt folgenden Nutzungsbedingungen, welchen Sie mit der Nutzung ausdrücklich zustimmen (im Folgenden nur eLabFTW genannt):
I. Allgemeines
Der*die Nutzer*in versichert, dass er/sie InhaberIn der Verwertungsrechte der von ihm/ihr hochgeladenen Medienobjekte ist und dazu berechtigt ist, das betreffende Medienobjekt hochzuladen und die Nutzungsrechte einzuräumen. Der*die Nutzer*in ist ausschließlich für die Inhalte, die er*sie auf eLabFTW hochlädt, verantwortlich und hält die Universität Innsbruck im Zusammenhang mit der Nutzung des Dienstes schad- und klaglos.
II. Personenbezogene Daten
Der*die Nutzer*in muss sicherstellen, dass seine*ihre Inhalte mit geltenden Gesetzen übereinstimmen, einschließlich, aber nicht beschränkt auf, Privatsphäre, Datenschutz und geistige Eigentumsrechte. Darüber hinaus gilt, dass Daten, bei denen es sich um personenbezogene Daten besonderer Datenkategorien (sensible Daten) handelt, entweder in angemessenem Umfang pseudonymisiert oder vollständig zustimmungsfrei gemacht werden.
III. Rechtsgrundlage der Daten
Die Daten werden auf einer oder mehrere der folgenden Rechtsgrundlagen verarbeitet:
a) Einwilligung: Die betroffene Person hat ihre Einwilligung zu der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten für einen oder mehrere bestimmte Zwecke gegeben (Art 6 Abs. 1 lit a DSGVO).
b) Vertrag: Die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen (Art 6 Abs. 1 lit b DSGVO).
c) Öffentliches Interesse: Die Verarbeitung ist für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde (Art 6 Abs. 1 lit e DSGVO).
d) Berechtigtes Interesse: Die Verarbeitung ist zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen, insbesondere dann, wenn es sich bei der betroffenen Person um ein Kind handelt (Art 6 Abs. 1 lit f DSGVO).
IV. Weiterverarbeitung personenbezogener Daten
Werden personenbezogene Daten nach Erreichen des Zwecks, für den sie verarbeitet wurden, weiterverarbeitet, müssen die betroffenen natürlichen Personen über diese Weiterverarbeitung ihrer Daten informiert werden, sofern die Weiterverarbeitung nicht von der Rechtsgrundlage des ursprünglichen Verarbeitungszwecks umfasst ist. Eine Weiterverarbeitung für im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke, für wissenschaftliche oder historische Forschungszwecke oder für statistische Zwecke gilt gemäß Art 5 Abs. 1 lit. b iVm 89 Abs. 1 DSGVO nicht als unvereinbar mit den ursprünglichen Zwecken („Zweckbindung“).
V. Nutzung von Inhalten
Der Zugang zu eLabFTW und allen Inhalten wird auf einer Ist-Basis bereitgestellt. Die Nutzer*innen der Inhalte müssen die geltenden Lizenzbedingungen einhalten. Das Herunterladen und die Nutzung von Inhalten von eLabFTW überträgt keine geistigen Eigentumsrechte an den Inhalten an den*die Nutzer*in.
VI. Änderungen, Löschungen und Einschränkungen
Die Universität Innsbruck behält sich das Recht vor, ohne vorherige Mitteilung, nach eigenem Ermessen und ohne Haftung, (i) zu ändern, zu löschen oder den Zugang zu Inhalten zu sperren, die sie als unangemessen oder unzureichend geschützt erachtet und (ii) den Zugang von Benutzer*innen einzuschränken oder zu entfernen, wenn sie der Ansicht ist, dass die Nutzung von eLabFTW ihren Betrieb stört oder gegen diese Nutzungsbedingungen oder geltende Gesetze verstößt.
VII. Aufgaben von „Team Leads“ bzw. „Team Admins“
Nur die Forschenden selbst haben Einblicke in die Organisation ihres Teams und können beurteilen, welche Einstellungen und Rahmenbedingungen in eLabFTW am besten für ihre Forschungsvorhaben geeignet sind. Aus diesem Grund müssen mindestens ein, vorzugsweise zwei Forschende pro Team die Rolle von „Team Leads“ und die damit einhergehenden Verantwortung übernehmen. Diese Aufgaben beinhalten:
i. Die regelmäßige Überprüfung der Zusammensetzung des Teams und die damit verbundene Feststellung, ob weitere Forschende Zugriff benötigen oder ob Teammitgliedschaften beendet werden sollten.
ii. Die Aufnahme neuer Teammitglieder und ggf. deren Einschulung in eLabFTW, in teamspezifische Abläufe sowie in die Vergabe von Lese- und Schreibrechten.
iii. Die Anpassung sämtlicher Einstellungen auf Team-Ebene, insbesondere der Lese- und Schreibrechte.
iv. Die Übernahme der Verantwortung für den Deboarding-Prozess von Teammitgliedern. Diese beinhaltet:
a. Die Sicherstellung, dass die Lese- und Schreibrechte von allen digitalen Dokumenten oder deren „ownership“ so gesetzt sind, dass relevante Materialien auch nach dem Ausscheiden eines Teammitglieds dem Team zur Verfügung stehen.
b. Die Überprüfung ob das Teammitglied Mitglied eines weiteren Teams ist. Wenn nicht, kann das Teammitglied nach der abgeschlossenen Übertragung aller digitalen Dokumente bzw. der Sicherstellung der Lese- und Schreibrechte „archiviert“ werden. Wenn ja, treten die Team Leads mit den Team Leads des anderen Teams in Kontakt und vereinbaren, ob und wann das Teammitglied archiviert werden kann. (Eine Archivierung eines Users/einer Userin wirkt sich auf die gesamte Instanz aus.)
v. Verlässt ein Team-Lead ein Team, muss sie/er rechtzeitig sicherstellen, dass eine andere Person die Aufgaben des Team Leads übernimmt und ggf. eine Übergabe der teamspezifischen Dokumentation und Einstellungen veranlassen. Darüber hinaus muss das Support Team über den Rollenwechsel informiert werden.
Team Leads können diese Aufgaben entweder direkt als Team Admins durchführen oder indirekt, indem sie Rücksprache mit dem Support Team halten.
Alle User:innen mit einer Team Admin Rolle in eLabFTW erklären sich bereit, die oben aufgelisteten Aufgaben für ihr Team zu übernehmen. Falls Team Leads nicht die Team Admin Rolle in eLabFTW annehmen möchten oder ihnen diese Rechte nicht gegeben werden können (z.B. auf Grund von Änderungen im Rollenmanagement in eLabFTW), müssen Team Leads trotzdem die oben aufgelisteten Verantwortungen schriftlich übernehmen. Teams, die sich innerhalb von zwei Wochen nicht auf Team Leads einigen können, werden aufgelöst.
Die Universität Innsbruck behält sich das Recht vor, Team Admin Rollen in eLabFTW auf Anfrage zu vergeben oder zurückzuziehen, wenn sie der Ansicht ist, dass die Nutzung von eLabFTW ihren Betrieb stört oder gegen diese Nutzungsbedingungen oder geltende Gesetze verstößt.
VIII. Änderung der Nutzungsbedingungen
Die Universität Innsbruck hält sich das Recht vor, die Nutzungsbedingungen jederzeit und ohne Ankündigung zu ändern, außer durch Veröffentlichung auf der Homepage.
1 „personenbezogene Daten“ gemäß Art 4 Z 1 DSGVO: alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen; als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind, identifiziert werden kann.
2 „Besondere Kategorien von personenbezogenen Daten“ gem Art 9 DSGVO sind Daten, aus denen die rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, sowie zählen darunter die Verarbeitung von genetischen Daten, biometrischen Daten zur eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person, Gesundheitsdaten oder Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung einer natürlichen Person.
3 „Pseudonymisierung“ gemäß Art 4 Z 5 DSGVO: die Verarbeitung personenbezogener Daten in einer Weise, dass diese Daten ohne Hinzuziehung zusätzlicher Informationen nicht mehr einer spezifischen betroffenen Person zugeordnet werden können, sofern diese zusätzlichen Informationen gesondert aufbewahrt werden und technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen, die gewährleisten, dass die personenbezogenen Daten nicht einer identifizierten oder identifizierbaren natürlichen Person zugewiesen werden.
------
Terms of use
The electronic laboratory notebook (eLabFTW) is subject to the following terms of use, which you expressly agree to by using it (hereinafter referred to as elabFTW):
I. General
The user assures that he/she is the owner of the exploitation rights of the media objects uploaded by him/her and is entitled to upload the respective media object and to grant the rights of use. The user is solely responsible for the content he/she uploads to eLabFTW and indemnifies and holds harmless Universität Innsbruck in connection with the use of the service.
II. Personal data
The user must ensure that his/her content complies with applicable laws, including but not limited to privacy, data protection and intellectual property rights. In addition, data that is personal data special categories of data (sensitive data) is either pseudonymised to an appropriate extent or made completely consent-free.
III. Legal basis of the data
The data are processed on one or more of the following legal bases:
a) Consent: The data subject has given his/her consent to the processing of personal data concerning him/her for one or more specific purposes (Art 6 Abs. 1 lit a DSGVO).
b) Contract: Processing is necessary for the performance of a contract to which the data subject is a party or for the implementation of pre-contractual measures taken at the request of the data subject (Art 6 Abs. 1 lit b DSGVO).
c) Public interest: Processing is necessary for the performance of a task carried out in the public interest or in the exercise of official authority vested in the controller (Art 6 Abs. 1 lit e DSGVO).
d) Legitimate interest: Processing is necessary to protect the legitimate interests of the controller or a third party, unless such interests are overridden by the interests or fundamental rights and freedoms of the data subject which require the protection of personal data, in particular where the data subject is a child (Art 6 Abs. 1 lit f DSGVO).
IV. Further processing of personal data
If personal data are further processed after the purpose for which they were processed has been achieved, the natural persons concerned must be informed about this further processing of their data, unless the further processing is covered by the legal basis of the original processing purpose. Further processing for archiving purposes in the public interest, for scientific or historical research purposes or for statistical purposes is valid according to Art 5 Abs. 1 lit. b iVm 89 Abs. 1 DSGVO and not as incompatible with the original purposes ("purpose limitation ").
V. Use of content
Access to the eLabFTW and all content is provided on an as-is basis. Users of the content must comply with the applicable licence conditions. Downloading and using content from eLabFTW does not transfer any intellectual property rights to the content to the user.
VI. Changes, deletions and restrictions
The Universität Innsbruck reserves the right, without prior notice, at its sole discretion and without liability, to (i) modify, delete or disable access to any content that it deems inappropriate or inadequately protected and (ii) restrict or remove access by users if it believes that the use of eLabFTW interferes with its operation or violates these Terms of Use or applicable laws.
VII. Tasks of "Team Leads" and "Team Admins"
Only researchers have insights into the organization of their team and can assess which settings and organizational structure in eLabFTW are best suited for their research projects. For this reason, at least one but preferably two researchers per team have to take on the role of "team leads" and the associated responsibilities. These tasks include:
i. Regularly reviewing the membership of all team members and determining whether additional researchers need access or whether team members can be deboarded.
ii. Managing the onboarding of new team members and, if necessary, ensuring their training in eLabFTW, in team-specific processes and in the assignment of read and write permissions.
iii. Adjusting all settings at team level, in particular read and write permissions.
iv. Taking responsibility for the deboarding process of team members. This includes:
a. Ensuring that the read and write permissions of all digital documents or their ownership are set in a way that guarantees that relevant material is available to the team even after the deboarding of a team member is completed.
b. Checking whether the team member is a member of another team. If not, the team lead can “archive” the team member after she/he has ensured the access conditions to all digital documents. If the departing team member is a member of another team, the team lead contacts the team lead of the other team and discusses whether and when the team member can be archived. (Archiving a user has an effect on the entire instance).
v. If a team lead leaves a team, he/she must ensure that another person takes on the responsibilities of the team lead and, if necessary, arrange for the transfer of the team-specific documentation and settings. Also, the support staff has to be notified of change in roles.
Team leads can perform these tasks either directly as team admins or indirectly by requesting the assistance of the support team.
All users with a team admin role in eLabFTW agree to take on the tasks listed above for their team. If team leads do not want to take on a team admin role in eLabFTW or cannot be granted a team admin role (e.g. because of changes in the role management in eLabFTW), team leads need to agree to nevertheless take on the responsibilities listed above in written form. Teams who cannot agree on a team lead within two weeks will be dissolved.
The University of Innsbruck has the authority over granting team admin roles in eLabFTW on request by team leads and revoking them it believes that the use of eLabFTW interferes with its operation or violates these Terms of Use or applicable laws.
VIII. Amendment of the terms of use
The Universität Innsbruck reserves the right to change the terms of use at any time and without notice, except by publication on the homepage.
1 "Personal data" as defined in Art 4 Z 1 DSGVO means any information relating to an identified or identifiable natural person; an identifiable natural person is one who can be identified, directly or indirectly, in particular by reference to an identifier such as a name, an identification number, location data, an online identifier or to one or more factors specific to the physical, physiological, genetic, mental, economic, cultural or social identity of that natural person.
2 "Special categories of personal data" according to Art 9 DSGVO are data revealing racial or ethnic origin, political opinions, religious or philosophical beliefs or trade union membership, as well as the processing of genetic data, biometric data uniquely identifying a natural person, health data or data concerning a natural person's sex life or sexual orientation.
3 "Pseudonymisation" pursuant to Art 4 Z 5 DSGVO: the processing of personal data in such a way that such data can no longer be attributed to a specific data subject without the use of additional information, provided that such additional information is kept separately and is subject to technical and organisational measures which ensure that the personal data cannot be attributed to an identified or identifiable natural person.
In the event of discrepancies between the English and German version of the respective terms of use, the German version prevails.